Behandling av personuppgifter (GDPR)

For English, click here

---

Nordic Biolabs AB värnar om den personliga integriteten och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (GDPR), kompletterande svensk dataskyddslagstiftning samt annan tillämplig lagstiftning.

Denna information beskriver hur Nordic Biolabs AB behandlar personuppgifter, vilka rättigheter registrerade personer har och hur man kan kontakta oss vid frågor om vår personuppgiftsbehandling.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är varje upplysning som på något sätt kan kopplas till en fysisk person.

Det gäller inte bara strukturerade data i en databas eller annat register, utan även ostrukturerade uppgifter, till exempel ett e-postmeddelande eller ett enskilt dokument. GDPR omfattar inte bara uppgifter som finns i ett IT-system, utan även fysiska register och arkiv.

Exempel på personuppgifter är:

• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer
• Befattning eller yrkesroll
• Kundnummer
• IP-adress
• Uppgifter som förekommer i e-post, avtal, offerter och annan affärskommunikation

Vad menas med behandling av personuppgifter?

Med behandling av personuppgifter avses insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, ändring, framtagning, läsning, användning, överföring, arkivering, radering och spridning av personuppgifter. Det vill säga samtliga ändamål för vilka uppgifterna kan komma att användas.

Vi behandlar normalt endast personuppgifter som är nödvändiga för verksamheten.

Rättslig grund för behandling

Nordic Biolabs AB behandlar personuppgifter endast när det finns en laglig grund för behandlingen.

Registrerad person ska som huvudregel samtycka till behandlingen för ett tydligt och avgränsat syfte och det ställs särskilda krav på hur samtycket ska utformas. I de fall där behandlingen grundar sig på samtycke har den registrerade rätt att återkalla sitt samtycke. 

En registrerad person har även rätt att begära ut sina uppgifter, ändra uppgifterna om det föreligger något fel eller radera dem. Registrerade personer kan också förbjuda ytterligare bearbetning av uppgifterna för till exempel direkt marknadsföring. Avtals- eller affärsförpliktelse i botten förutsätter samtycke, men uppgifterna får endast användas för just det syftet, och inget annat. 

Behandling av personuppgifter sker även när det krävs enligt lag, exempelvis enligt bokföringslagen, skattelagstiftning eller annan tillämplig lagstiftning. Behandling kan ske för att exempelvis upprätthålla affärsrelationer, administrera kundkontakter, lämna offerter, genomföra serviceärenden och följa upp kundrelationer.

Register och system

Affärssystem
Vårt affärssystem där order registreras tillsammans med kontakt-, leverans- och fakturauppgifter till beställande person. För att beställda varor ska kunna levereras lämnas leveransuppgifter till någon av följande transportörers system; PostNord, Jetpak, UPS, DHL. Vid enstaka tillfällen kan av olika skäl annan transportör användas.

Syftet med behandlingen är att förvalta kommersiella data, leverera produkter, hantera betalningar och uppfylla rättsliga skyldigheter.

Webbshop och CMS-system
Programmet hanterar vår webbshop och innehåller kontakt-, leverans- och fakturauppgifter till personer som väljer att lägga sina order i vår webbshop.

Syftet är att hantera beställningar, kundservice och administration av kundrelationen.

Pipettdoktorns system för kalibrering och service av pipetter
Administrativt system tillhörande Pipettdoktorn där order rörande service och/eller kalibrering av pipetter registreras tillsammans med kontakt-, leverans- och fakturauppgifter till beställande person. För att pipetterna ska kunna återsändas lämnas leveransuppgifter till någon av följande transportörers system; PostNord, Jetpak, UPS, DHL. Vid enstaka tillfällen kan av olika skäl annan transportör användas.

Ärendehanteringssystem för teknisk service
Administrativt system för hantering av teknisk service-uppdrag och ärenden. Systemet innehåller information kring kontakt-, leverans- och fakturauppgifter till beställande person, samt information om instrument och åtgärder på dessa.

Kund- och ärendehanteringssystem (CRM)
I CRM-systemet skapas offerter och systemet innehåller även uppgifter om offerter/anbud, avtal, instrument, noteringar efter servicebesök, löften vid besök, önskemål om information, kommunikation etc. Här återfinns namn och kontaktuppgifter för utskick av e-post och pappersutskick samt noteringar om avsägande av dessa utskick. Uppgifterna i registret är enbart av yrkesmässig karaktär och används för att upprätthålla och utveckla affärsrelationer.

Fysiska arkiv
På Nordic Biolabs AB finns ett fysiskt arkiv innehållande giltiga avtal. I avtalsarkivet finns kontakt-, leverans- och fakturauppgifter till våra avtalsparter.

Endast behörig personal har tillgång till arkivet.

Microsoft Outlook
Samtliga anställda på Nordic Biolabs AB har Outlook och i programmet finns namn, e-postadresser etc. till personer som anställda har kontakt med i tjänsten. Våra Outlook-program gallras regelbundet. Uppgifterna i Outlook sorteras inte.

Lagringstid

Vi lagrar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet för vilket det samlades in, eller enligt lagstadgade krav.

Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med räkenskapsår 1/7–30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader. 

Bestämmelser om hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. Bokföringslagen. Mer information om vad räkenskapsinformation är och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.

Mottagare

Personuppgifter kan delas med:

• Tjänsteleverantörer som hjälper oss att tillhandahålla våra tjänster
• IT-leverantörer
• Drift- och systemleverantörer
• Myndigheter om det krävs enligt lag

Överföringar av personuppgifter utanför EU/EES

Om dina personuppgifter överförs till mottagare utanför EU, säkerställer vi att överföringen sker i enlighet med GDPR och att lämpliga skyddsåtgärder vidtas.

Kontakt

Kontakta oss vid frågor kring GDPR eller om du vill återkalla lämnat samtycke.

Vi hjälper dig gärna!

Nordic Biolabs AB
Ritarslingan 16A, 187 66 TÄBY
info@nordicbiolabs.se
08 630 85 00

---

General Data Protection Regulation (GDPR)

Nordic Biolabs AB values personal privacy and processes personal data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (GDPR), supplementary Swedish data protection legislation, and other applicable laws.

This information describes how Nordic Biolabs AB processes personal data, the rights of data subjects, and how to contact us with questions regarding our processing of personal data.

What is Personal Data?

Personal data means any information that can be linked to an identifiable natural person.

This applies not only to structured data in databases or registers, but also to unstructured information, such as emails or individual documents. The GDPR covers not only information stored in IT systems, but also physical records and archives.

Examples of personal data include:

• Name
• Address
• Email address
• Telephone number
• Position or professional role
• Customer number
• IP address
• Information contained in emails, agreements, quotations, and other business communications

What Does Processing of Personal Data Mean?

Processing of personal data includes the collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation, alteration, retrieval, consultation, use, disclosure, archiving, erasure, and dissemination of personal data. In other words, it covers any purpose for which personal data may be used.

We normally only process personal data that is necessary for our business operations.

Legal Basis for Processing

Nordic Biolabs AB processes personal data only when there is a lawful basis for doing so.

As a general rule, the data subject should provide consent for processing carried out for a specific and clearly defined purpose, and special requirements apply to how consent must be obtained. Where processing is based on consent, the data subject has the right to withdraw consent at any time.

Data subjects also have the right to request access to their personal data, correct inaccurate information, or request deletion. Data subjects may also object to further processing, for example for direct marketing purposes.

Personal data may also be processed where required by law, such as under accounting legislation, tax regulations, or other applicable legal requirements. Processing may also take place in order to maintain business relationships, administer customer contacts, provide quotations, perform service assignments, and manage customer relationships.

Registers and Systems

Enterprise Resource Planning (ERP) System
Our ERP system records orders together with contact information, delivery details, and invoicing information relating to the customer placing the order. To deliver ordered products, delivery details may be shared with the systems of one of the following carriers: PostNord, Jetpak, UPS, or DHL. In certain cases, other carriers may be used.

The purpose of the processing is to manage commercial data, deliver products, process payments, and fulfill legal obligations.

Webshop and CMS System
This system manages our webshop and contains contact information, delivery details, and invoicing information for customers who place orders through the webshop.

The purpose is to manage orders, provide customer service, and administer the customer relationship.

Pipettdoktorn Calibration and Service System
Administrative system used for service and calibration orders related to pipettes. The system contains contact information, delivery details, and invoicing information for the customer placing the order. Delivery information may be shared with carriers such as PostNord, Jetpak, UPS, or DHL in order to return serviced pipettes.

Technical Service Management System
Administrative system for handling technical service assignments and cases. The system contains contact information, delivery details, invoicing details, as well as information regarding instruments and performed service actions.

Customer Relationship Management (CRM) System
Our CRM system is used to create quotations and contains information relating to quotations, tenders, agreements, instruments, notes from service visits, customer commitments, information requests, and communications. It also contains names and contact details used for email and postal communications, as well as records of opt-outs from such communications.

The information stored in the CRM system is solely business-related and is used to maintain and develop business relationships.

Physical Archives
Nordic Biolabs AB maintains physical archives containing valid agreements. These archives include contact information, delivery details, and invoicing information relating to contractual partners.

Access to the archives is restricted to authorized personnel only.

Microsoft Outlook
All employees of Nordic Biolabs AB use Microsoft Outlook. Outlook contains names, email addresses, and other contact information relating to business contacts. Outlook data is regularly reviewed and deleted where appropriate. Information stored in Outlook is not maintained as a structured register.

Retention Period

We retain personal data for as long as necessary to fulfill the purpose for which it was collected or as required by applicable law.

Accounting records must be retained for seven years after the end of the calendar year in which the financial year ended. For example, a company with a financial year running from July 1 to June 30 must retain its accounting information for seven years and six months.

Rules regarding retention periods for accounting records are set out in Chapter 7 of the Swedish Accounting Act (Bokföringslagen). Additional information regarding accounting information and retention requirements can be found in Chapters 7 and 8 of the Swedish Accounting Standards Board's guidance on bookkeeping.

Recipients of Personal Data

Personal data may be shared with:

• Service providers that assist us in delivering our services
• IT service providers
• Hosting and system providers
• Government authorities where required by law

Transfers of Personal Data Outside the EU/EEA

If your personal data is transferred to recipients outside the EU/EEA, we ensure that such transfers comply with GDPR requirements and that appropriate safeguards are in place.

Contact

Please contact us if you have any questions regarding GDPR or if you wish to withdraw your consent.

We are happy to assist you!

Nordic Biolabs AB
Ritarslingan 16A, SE-187 66 Täby, Sweden
info@nordicbiolabs.se
+46 8 630 85 00